Ga naar hoofdinhoud
Afbeelding van de beslisboom PDF van Forum Standaardisatie

Bestuurders, raadsleden, het college en inwoners kunnen gelukkig alle raadsinformatie vinden in een openbaar raadssysteem. Maar om deze informatie voor iedereen toegankelijk te maken, is niet alleen een digitaal toegankelijke applicatie nodig maar zijn ook toegankelijke raadsstukken onmisbaar. Dit is een belangrijke garantie om te zorgen dat in de Gemeenteraad anno 2022 plek is voor iedereen.

Rapporten, memo’s, beleidsnota’s, moties, agenda’s, notulen worden bij voorkeur opgesteld in Word en gepubliceerd in het format PDF. Van dit format PDF is bekend dat het niet eenvoudig digitaal toegankelijk te maken is. En PDF-documenten zijn sowieso minder goed doorzoekbaar, waardoor informatie min of meer wordt verstopt. Dit maakt digitale toegankelijkheid binnen een gemeente er niet eenvoudiger op! Vandaar dat het belangrijk is om te kijken naar alternatieven voor PDF.

Wie gaat werken aan de digitale toegankelijkheid van de gemeente en aan de slag gaat met de PDF’s heeft drie ‘brokken werk’. Allereerst is het nodig om verouderde, niet-toegankelijke pdf’s op te ruimen en/of te archiveren (dit in overleg met de proceseigenaren of griffie) zoals uitgelegd op Digitoegankelijk.nl. Ten tweede, is het belangrijk om methodes aan te bieden om informatie die inderdaad in PDF ‘moet’ in digitaal toegankelijke PDF te publiceren. Om te bepalen welke informatie in PDF ‘moet’, helpt het om te werken met deze Beslisboom. En ‘moet’ het in PDF? Dan is sindskort deze PDF-checker beschikbaar om na te gaan of het document digitaal toegankelijk is en wat je misschien nog moet repareren. (Let op: om dit goed te doen hebben medewerkers niet voldoende aan Word, maar zijn er (dure) licenties nodig van opmaakprogramma’s.) Tot slot is het nodig om alternatieven aan te bieden voor publicatie in PDF.

De VNG heeft een actief forum over digitale toegankelijkheid waar gemeentelijke ambtenaren (projectleiders, communicatie- en beleidsadviseurs, juristen etc) elkaar helpen en van informatie voorzien. Ook worden er plannen van aanpak en ideeën uitgewisseld. We zagen de afgelopen tijd bijvoorbeeld besluitenlijsten die met wat aanpassing als webpagina in een CMS worden gepubliceerd. Of gemeenten die gebruik gaan maken van digitaal toegankelijke Word-sjablonen (opgemaakt door een externe partij). Een andere gemeente gaf aan hoe ze interne instructies als filmpjes en als webpagina op het intranet publiceerden in plaats van PDF. Ook werd de Wet elektronische publicaties (de WEP) genoemd. Deze verplicht gemeenten om besluiten en bekendmakingen te publiceren via DROP op officielebekendmakingen.nl. De documenten die je uploadt naar dat platform, worden omgezet naar PDF. Overigens publiceert dit platform de publicaties ook in html en dat is natuurlijk een mooi alternatief.

Helaas constateert men op dit forum – waar veel kennis van digitale toegankelijkheid aanwezig is – dat het  voor sommige documenten heel moeilijk is een alternatief te bieden. Met name bij raadsinformatie. Vrijwel alle raadsinformatie komt nu in PDF, soms is het zelfs een scan met een stempel en handtekening erop. Het is niet eenvoudig om te zorgen dat die PDF’s digitaal toegankelijk zijn. Ook een beleidsnotitie in Word kan problemen geven. Want deze informatie-systemen werken met een PDF-converter. De converter zorgt ervoor dat het Word-document dat je uploadt wordt omgezet in PDF. Maar dat is zelden een digitaal toegankelijke PDF. Zelfs als jij wel een digitaal toegankelijke PDF uploadt.

Als we werkelijk willen dat er in de Gemeenteraad anno 2022 plek is voor iedereen, dan zijn digitaal toegankelijke raadsstukken onmisbaar.

Daarom drie vragen voor iedereen die hierbij betrokken is: griffies, raadsleden, communicatieadviseurs, maar ook leveranciers en ontwikkelaars van raadsinformatiesystemen:

  • Hoe werkt de pdf-converter van ‘jouw’ Raadsinformatiesysteem?
  • Zijn alternatieven voor PDF beschikbaar als het om Raadsinformatie gaat: ODF, EPUB 3.0,of nog andere?
  • Of is er een heel andere methode beschikbaar? Waar ga je voor in jouw gemeente?

Marlies Klooster

Projectleider Aanjaagteam Digitale Toegankelijkheid VNG

 

Noot: deze blog is oorspronkelijk geschreven voor iBestuur en daar ook gepubliceerd op 15 februari 2022: https://ibestuur.nl/partner-vng-realisatie/digitale-toegankelijkheid-raadsstukken-essentieel

Delen
Back To Top